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Verifactu. Guía Actualizada y Práctica para Autónomas (Plazos, Multas, Software y Cómo Prepararte en 2025–2026)


He pasado días (literalmente días) metido en cada curso, webinar, documento técnico y PDF que he encontrado sobre este tema de VERI*FACTU (sí, oficialmente va con un asterisco en medio)… o bueno, como todo el mundo lo busca realmente: Verifactu, todo junto. Y, como todo buen escritor de blog que quiere que su artículo lo lea alguien más que su familia, me fui a mirar las keywords: Google Search Console, búsquedas relacionadas, tendencias… y ahí llegó el primer golpe de realidad. El término de búsqueda más popular no es “VERI*FACTU”, ni “VERI·FACTU”, es “Verifactu”, todo pegado. O sea, empezamos hablando de una normativa que afecta a toda tu facturación… y el primer error lo cometemos escribiendo el nombre.


Así que sí, ya empezamos torcidos, porque ni siquiera tenemos claro cómo se llama y, mientras tanto, las fechas tope se nos vienen encima. Hay día D para dejar atrás el Word, el Excel y las chapuzas bienintencionadas.


En Como una Cabra somos conscientes de que este cambio a VERI*FACTU es un tema que esta dando mucho de que hablar entre las emprendedoras. Sabemos que la mayoría de nuestras cabras sois autónomas y que para ser sincero, al menos para mi la burocracia tiene un efecto paralizante, como el de los conejitos cuando los apuntas con una linterna, mi cerebro se desconecta por pura autoprotección 😅.


Precisamente por eso, porque veía que en los cursos y foros las dudas se repetían una y otra vez, he querido empaparme bien del tema. He filtrado toda la información técnica, me he asesorado y he usado todas las herramientas a mi alcance para masticar esta normativa.

Así que he preparado este artículo de blog para explicar todo lo que tienes que entender como autónoma:


  • Qué es VERI*FACTU,

  • Cuándo es obligatorio,

  • Por qué Word y Excel dejan de ser legales,

  • Qué pasa si usas sistemas “manuales”,

  • Cómo funciona realmente la aplicación gratuita de la AEAT,

  • Qué software VERI*FACTU puedes usar,

  • Cómo evitar la multa de 50.000 €,

  • Cómo prepararte sin volverte loca.


Al final te dejo también un acceso a mi GPT personalizado especializado en VERI*FACTU, hecho con detalle y mimo.


(Ojo: desactivé la opción de “usar mis datos para entrenar modelos”, máxima privacidad que nos dan los buenos de OpenAI 😂) Os lo dejo para que lo uséis con conciencia, para que terminéis de aclarar esas dudas que os puedan quedar.


¿No sabes que es un GPT personalizado?

Es una versión de ChatGPT hecha a medida para un uso concreto. En este caso, yo le configura una forma de hablar, unas instrucciones fijas y le cargo información específica (por ejemplo, todos los documentos oficiales sobre VERI*FACTU). Así, en vez de tener una respuesta genérica, responde siempre accediendo a su base de conocimiento, es decir, los documentos que le he cargado previamente. 


Aclaro que el articulo tiene mucha carga “técnica” enlaces a BOEs y documentos oficiales, me parece lo más responsable, para este tipo de contenido.


Infografia con las preguntas frecuentes sobre Verifactu



1. VERI*FACTU: qué es realmente (y por qué lo necesitas sí o sí)

Lo primero: VERI*FACTU NO es un programa, ni una app, ni un nuevo impuesto.

Es un marco legal definido en:



La lógica detrás de todo esto es sencilla:

👉 impedir el software de doble uso (programas que permitían borrar ventas o modificar facturas sin dejar rastro).


Por eso VERI*FACTU exige:

  • inalterabilidad,

  • integridad,

  • encadenamiento criptográfico de registros,

  • registro de eventos,

  • código QR obligatorio,

  • y en algunos casos envío automático a AEAT.


Resumen rápido:

Si usas un ordenador para facturar, estás dentro del juego VERI*FACTU.



2. VERI*FACTU vs Verifactu

En el Reglamento y en la Orden el nombre aparece como:

➡️ VERI*FACTU (con un asterisco en medio) En la vida real, nadie escribe el asterisco.


La gente busca:

  • VERI FACTU

  • verifactu


Y Google deja claro que la búsqueda principal es “Verifactu”, todo junto. Por eso este artículo usa esa keyword como base: no porque sea el nombre más correcto, sino porque es el que realmente te trae aquí.


Tú quédate con lo importante:

Es el sistema que marca si tu software de facturación es legal o no. Lo del asterisco se lo dejamos al BOE.



3. VERI*FACTU es obligatorio: quién debe adaptarse según AEAT


La Administración es muy clara:

👉 Si usas un sistema informático para emitir facturas, debes cumplir VERI*FACTU.

Están dentro del Reglamento VERI*FACTU (RD 1007/2023) todos los obligados tributarios que:​


  • Sean empresarias o profesionales (autónomas o sociedades) establecidas en España.​


  • Estén obligadas a expedir facturas (completas o simplificadas) en su actividad.​


  • Y emitan esas facturas usando un sistema o programa informático de facturación (SIF), aunque solo sea para una parte de la actividad (TPV, programa de facturas, Excel/Word estructurados, etc.).​


Si cumples esas tres cosas, da igual si eres comercio, hostelería, tienda online, clínica, despacho, etc.: entras en VERI*FACTU esto está explicado en la propia AEAT:



4. VERI*FACTU cuándo es obligatorio (calendario oficial)

Tras la modificación del Reglamento por el Real Decreto 254/2025, el calendario queda, simplificando, así:(Hacienda)


  • Productores y comercializadores de sistemas informáticos de facturación Deben ofrecer sus productos adaptados en el plazo de 9 meses desde la entrada en vigor de la Orden HAC/1177/2024. La Orden entra en vigor el 29 de octubre de 2024, así que el límite es el 29 de julio de 2025, tal y como indica la propia AEAT en sus materiales.(Agencia Tributaria)

  • Contribuyentes del Impuesto sobre Sociedades (empresas) Tienen hasta el 1 de enero de 2026.

  • Resto de obligados tributarios (autónomas, PYMEs en estimación directa, entidades en atribución de rentas, etc.) Tienen hasta el 1 de julio de 2026.


Fecha crítica para ti, como autónoma:

➡️ A partir del 1 de julio de 2026 NO puedes seguir usando Word, Excel o TPVs no adaptados.



5. La multa de 50.000 € por usar un sistema no conforme


Está recogida en el artículo 201 bis de la LGT:


  • Multa fija: 50.000 € por cada ejercicio fiscal

  • Por la mera tenencia o uso del software

  • Aunque no haya fraude

  • Aunque solo sea una plantilla en Word guardada en el PC



6. ¿Qué pasa si uso Word, Excel o PDF? (ya no es legal)


Mucho ojo con esto, he visto en muchos foros que se asegura que estos programas son clasificados como sistemas manuales de facturación, y esto no es así, yo en lo personal no me la jugaría.


Según mi interpretación de lo que he visto RRSIF y la Orden HAC/1177/2024, estos programas no cumplen la normativa porque:


  • Word permite editar sin rastro

  • Excel permite modificar celdas sin registro de eventos

  • No se generan hashes encadenados

  • No hay firma electrónica

  • No hay código QR obligatorio

  • No hay registro de auditoría


Cuando un archivo de Word o Excel se utiliza de forma habitual para emitir, conservar y tratar información de facturación (por ejemplo, numerar facturas, calcular importes, generar listados o libros, usar macros o integraciones), a efectos del Reglamento pasa a funcionar como un Sistema Informático de Facturación (SIF) y queda dentro del ámbito del RRSIF y, en su caso, de VERI*FACTU.


Por lo tanto:

  • ❌ Word NO es VERI*FACTU

  • ❌ Excel NO es VERI*FACTU

  • ❌ PDFs generados manualmente NO son VERI*FACTU


Y a partir del 1 de julio de 2026, usar estos formatos como herramienta de facturación te expone a sanción.


Idea clave:

No hay zona gris: si facturas con ordenador, necesitas un SIF VERI*FACTU. Word y Excel se quedan fuera del juego.



7. ¿Qué pasa si uso sistemas “manuales”? (talonarios físicos)

La única vía de escape por “medios” es esta:

✔ Si facturas 100% en papel, sin ordenador, sin móvil y sin software, estás fuera del ámbito técnico de VERI*FACTU (RRSIF).


Esto incluye:

  • Talonario de facturas

  • Factura escrita a mano

  • Máquina de escribir


PERO:

  • No puedes usar después Excel para “meter los datos de esas facturas”

  • No puedes generar PDFs más tarde para “retocar cosas”

  • No puedes digitalizar el documento para modificarlo


Porque en cuanto entras en el circuito:

“factura + ordenador que la genera, guarda o modifica”

vuelves a estar dentro del ámbito del RRSIF.


Además, hay que distinguir dos cosas:

  1. El medio (papel vs software).

  2. La obligación o no de emitir factura, que viene del Reglamento de Facturación (RD 1619/2012).


En algunos regímenes especiales (Recargo de Equivalencia, REAGP, etc.) hay operaciones en las que no estás obligada a emitir factura. En esas operaciones concretas, si solo llevas un control interno en un cuaderno, no estás generando “facturas” a efectos del RRSIF.


Pero:

En cuanto decides emitir una factura (aunque sea voluntaria), esa factura debería pasar por un SIF conforme a VERI*FACTU si la generas o gestionas con un ordenador.



8. Qué es un Sistema Informático de Facturación (SIF)


Un SIF es cualquier sistema que interviene en el proceso de:


  • generar una factura,

  • almacenarla,

  • enviarla,

  • modificarla,

  • imprimirla,

  • mostrarla.


Word, Excel, TPVs, ERPs, apps móviles…

Si “sucede algo” con la factura a través de un sistema informático, estás usando un SIF.



9. Cómo funciona la inalterabilidad: hash encadenado (temas técnicos)


Según el RD 1007/2023:

  • Cada factura genera un hash SHA-256

  • Ese hash enlaza con la factura anterior

  • Se forma una cadena inmutable

  • Si borras una factura, se rompe la cadena

  • El software debe impedir modificaciones directas


En resumen:

Es un mini blockchain obligatorio aplicado a tus facturas.



10. Qué es una factura rectificativa en VERI*FACTU


Esto es un tema importante, y es una duda muy común, ¿que pasa si quiero modificar una factura que ya he hecho? aquí entra la “Factura Rectificativa”


En VERI*FACTU está prohibido:

  • ❌ borrar una factura

  • ❌ editarla directamente

  • ❌ sobrescribirla


Es obligatorio:

  • ✔ emitir factura rectificativa

  • ✔ enlazarla con la original

  • ✔ mantener la trazabilidad

Y, en la práctica, esto se traduce en dos grandes formas de rectificar (alineadas con el


Reglamento de Facturación):


  1. Rectificación por sustitución

    • Emite una nueva factura que “sustituye” completamente a la original.

    • Referencia explícita a la factura que corrige.

    • El resultado final es que, a efectos prácticos, la válida es la nueva, pero la original se conserva en el sistema.


  2. Rectificación por diferencias

    • Dejas viva la factura original.

    • Emite una nueva factura solo por la diferencia (por ejemplo, un descuento no aplicado, un error parcial en la base imponible, etc.).

    • El sistema debe dejar claro el vínculo entre ambas y el motivo de la rectificación.


Tu software VERI*FACTU debe permitir este flujo:

Error → elección del tipo de rectificativa → emisión de la nueva factura → trazabilidad completa entre original y rectificativa.




11. Aplicación gratuita VERI*FACTU AEAT (guía completa)

Es un rollo, pero es gratis, aqui te dejo lo que tienes que saber


Documentación oficial:


✔ Ventajas

  • Gratis

  • Cumple al 100% el RRSIF

  • Envío automático (modo VERI*FACTU)

  • QR integrado

  • Hash automático

  • Refuerza la inalterabilidad: no puedes borrar ni editar facturas emitidas; si te equivocas, debes seguir el cauce legal de la factura rectificativa

  • El QR permite que la clienta (y la AEAT) pueda verificar online la factura en la Sede Electrónica, reforzando la transparencia


✔ Limitaciones críticas

  • NO emite tickets

  • Requiere identificación del cliente

  • No sirve para comercios ni hostelería con muchas operaciones B2C

  • Necesita internet permanente

  • No tiene stock ni contabilidad

  • No exporta datos de forma integrada a tu contabilidad


Ejemplo práctico:

Si vendes 50 tazas de café al día, no tiene sentido teclear 50 facturas nominativas en el formulario web de la AEAT. Para ese caso necesitas un TPV / software VERI*FACTU adaptado, no la app gratuita.


Si eres consultora, diseñadora, coach, psicóloga, etc. con pocas facturas al mes, es perfecta (o casi).



12. Software VERI*FACTU privado: Holded, Factusol, TPV, SaaS


Los fabricantes deben entregar una:

➡️ Declaración Responsable de cumplimiento


Ejemplos de búsquedas comunes:

  • holded VERI*FACTU

  • factusol VERI*FACTU

  • software VERI*FACTU

  • programa VERI*FACTU aeat

  • software de facturación


Los TPVs del comercio, hostelería y retail sí o sí deben adaptarse.


Como autónoma, tu checklist mínimo es:

  1. Preguntar al proveedor si el software está adaptado a VERI*FACTU / RRSIF.

  2. Pedir la Declaración Responsable firmada.

  3. Guardarla junto con tu documentación fiscal.


Esto no te convierte en experta en criptografía, pero:

Es tu salvavidas si la AEAT cuestiona el software: demuestra que has elegido un proveedor que declara cumplir el Reglamento. Y te protege frente a la sanción de los 50.000 € por usar un sistema no conforme.



13. VERI*FACTU en tiendas online (WooCommerce, Shopify)


En e-commerce, los plugins de facturación deberán:

  • generar QR

  • crear hash

  • registrar eventos

  • emitir facturas (y facturas simplificadas tipo F2 cuando proceda)

  • conectarse con un SIF certificado

  • permitir que, en modo VERI*FACTU, el QR apunte a la verificación de la factura en la Sede de la AEAT


La solución menos arriesgada NO es que tú montes toda la criptografía en tu servidor de WooCommerce o Shopify, sino:


Usar un conector SaaS certificado (Quipu, Holded, Anfix, etc.) que reciba los pedidos de la tienda y sea quien genere las facturas VERI*FACTU.


El flujo típico sería:

  1. El cliente compra en tu tienda online.

  2. La tienda envía el pedido (datos del cliente + línea de productos) al software SaaS.

  3. El SaaS genera la factura con hash, QR, registro de eventos, etc.

  4. Opcionalmente, remite el registro a la AEAT en modo VERI*FACTU.

  5. Tú envías la factura al cliente o se la descarga desde el área privada.


Ventaja:

  • Desplazas toda la complejidad técnica (hash, QR, conexión con AEAT, firma, registros de auditoría…) al proveedor certificado, que es quien tiene la obligación de mantener el sistema conforme.



14. VERI*FACTU y Facturae: aclaración necesaria


Facturae es un formato XML de factura electrónica.

No es lo mismo que VERI*FACTU.


  • Facturae = cómo se estructura y envía la factura electrónica (por ejemplo, a la Administración).

  • VERI*FACTU / RRSIF = cómo debe comportarse el sistema informático de facturación (integridad, trazabilidad, etc.).


Pueden convivir sin problema:

Puedes tener un software que genere Facturae y, además, cumpla VERI*FACTU.



15. Hoja de ruta para autónomas (paso a paso)


  1. Auditar tu software actual

    • ¿Facturas con Word, Excel, PDF sueltos, TPV antiguo, programa casero?


  2. Preguntar al proveedor por la Declaración Responsable

    • Si no sabe de qué le hablas, mala señal.


  3. Elegir entre APP AEAT o software privado

    • Pocas facturas y B2B/servicios → App AEAT puede encajar.

    • Volumen alto, TPV, e-commerce → mejor software privado VERI*FACTU.


  4. Configurar el QR y el modo VERI*FACTU (si te interesa el envío automático)

    • Para que el cliente pueda verificar la factura online.


  5. Formarte en facturas rectificativas

    • Entender bien rectificación por sustitución vs por diferencias.


  6. Migrar antes de junio de 2026

    • No apures al 30 de junio. Haz pruebas, corrige errores y acostúmbrate al flujo nuevo.



16. Preguntas frecuentes


¿VERI*FACTU qué es? 

Un marco legal que exige que los sistemas informáticos de facturación garanticen integridad, trazabilidad, inalterabilidad y QR, para evitar el software de doble uso.


¿VERI*FACTU cuándo es obligatorio? 

Para autónomas y resto de obligados no IS, a partir del 1 de julio de 2026.


¿VERI*FACTU es obligatorio? 

Sí, si usas software para facturar (SIF).


¿Existe un VERI*FACTU AEAT gratuito? 

Sí, una aplicación oficial en la Sede de la AEAT.


¿Puedo usar Word o Excel? 

No, dejan de ser válidos como sistema de facturación cuando sea exigible el RRSIF.


¿Qué es una factura rectificativa en VERI*FACTU? 

La única forma legal de corregir una factura ya emitida, sin borrarla ni editarla: se hace mediante rectificación (por sustitución o por diferencias) enlazada a la factura original.



17. Conclusión + acceso a mi GPT

VERI*FACTU no es opcional.

Si usas software, debes adaptarte.


La buena noticia es que hay opciones accesibles (APP AEAT) y software certificado que te lo pone sencillo. La mala, que Word, Excel y el PDF “artesanal” tienen fecha de caducidad como sistema de facturación.


He creado un GPT especializado en VERI*FACTU para que puedas hacer preguntas prácticas, casos reales, rectificativas, tickets, plazos, etc., con ejemplos pensados para autónomas y pequeñas empresas.


Accede en este enlace:


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